O texto abaixo é do Prof. Doutor José Machado Moita Neto. Compartilho com vocês com intuito de contribuir com a vida acadêmica de todos nós.

Caros Alunos

Sei que vocês são bastante novos e não tem muita experiência em enviar e-mails.

Por esta razão vou passar algumas dicas simples.

1. Em todo e-mail vocês devem colocar o assunto. Ele é um resumo de 1 a 4 palavras sobre o teor do próprio e-mail.

Ele é útil para quem recebe  e para quem envia pois fica fácil localizar a mensagem pelo assunto sem ter que abrir cada e-mail sem assunto que se recebe.

Se você não envia muitos e-mails ou não recebe muitos e-mails, não compreenderá a importância, então peço apenas que acreditem.

2. Todo e-mail deve ter um texto no seu corpo. Nenhuma mensagem com apenas assunto ou anexo é autoevidente.  

Mesmo que seja apenas para enviar algum documento, escreva um texto para dizer do que se trata o anexo, por exemplo. Caso contrário, você aborrecerá sempre seu interlocutor obrigando-o abrir o anexo para saber do que se trata. Lembre-se que você não é único que se comunica com ele, inclusive o seu nome pode até não ser o único no mundo.

Se você troca muitos e-mails com uma mesma pessoa (por exemplo, professor ou orientador) saberá o quanto isto é importante.

3. Quando enviar um documento anexo, pense no nome que dará o arquivo. Singularize. 

Se eu recebo um e-mail com o anexo eu logo baixo o arquivo para depois lê-lo. O nome vai me ajudar muito a localizá-lo posteriormente.

 Se tiver 10 orientandos e todos se acham brilhantes por ter escolhido o nome genérico "Projeto de pesquisa" me darão muito trabalho. Singularize.

Se tiver 30 alunos e todos resolvem colocar o nome tarefa, trabalho de equipe ou exercícios, não me ajudarão a localizar facilmente o trabalho para correção.

 Pense que seu anexo será baixado e depois consultado. Deste modo, coloque um nome que se adivinhe do que se trata mesmo antes de abrir o arquivo.

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Sei que todos vocês são bastante expertos e sabem que todo arquivo do office  (Word, PowerPoint, Excel, etc.) admite que se escreva as propriedades. Dê qualidade aquilo que fazem. 

A cada arquivo word que escreverem, preencham todas as propriedades. Não seja preguiçoso em dizer quem é o autor do documento, qual o título e qual assunto do documento. Até as palavras-chaves podem ser adicionadas nas propriedades. 

Isto facilita muito a quem quer saber o conteúdo de um arquivo apenas colocando o cursor do mouse sobre o nome.

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Fico ainda chocado quando vejo whatsapp ou assinatura de e-mail que mantém a mesma frase original. Customizem tudo que estiver ao alcance de vocês. Façam história.

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