Esta pesquisa se insere no campo de estudos e intervenções da documentação museológica e gestão de acervos, estando alinhada ao projeto matriz do Mestrado em Artes, Patrimônio e Museologia, da Universidade Federal do Delta do Parnaíba. O objetivo foi diagnosticar e realizar um exercício de documentação das obras de arte expostas no Palácio da Cidade, sede da Prefeitura Municipal de Teresina, capital do Estado do Piauí, com necessidades de ações voltadas para o gerenciamento dessas obras, de forma que não se perca a memória e identidade nelas impressas. Nossa pretensão também foi sensibilizar a gestão municipal para a importância das obras que constituem acervo de uma instituição pública, para o qual deve ser implantado projeto de gestão, difusão e salvaguarda. O delineamento metodológico adotado foi uma abordagem qualitativa, do tipo pesquisa-ação participante, acrescentando a pesquisa arquivística, pesquisa bibliográfica e biográfica, como também os métodos e referências que trabalham com pesquisa, gestão e documentação de acervos, seus conhecimentos e técnicas que deram subsídios e que nortearam esta prática. As fontes de consultas para embasamento desta pesquisa foram entrevistas com servidores, ex-servidores e os artistas autores das obras, pesquisa em documentos da instituição, artigos científicos, teses, dissertações, livros, legislações e sites. Aplicamos ainda as técnicas da gestão de acervos, documentação e diagnósticos de acervos, com criação de ficha de catalogação para cada obra individualmente, numeração e tipo de marcação, onde difundimos essas informações através de uma proposta de catálogo virtual. Entendemos então que o diagnóstico e exercício de documentação aplicado à coleção do Palácio da Cidade foi uma importante ferramenta para melhoria na gestão desse acervo, contribuindo para sua salvaguarda, e nos possibilitou um diálogo com os gestores revelando alguns desafios a serem enfrentados, como a ausência de um quadro de pessoal especializado, de museólogo, para gerir de forma correta esse acervo, como os demais que pertencem à Prefeitura Municipal de Teresina.